Etiske retningslinjer i BN Bank

Hensikt

De etiske retningslinjene er bankens øverste styringsdokument for atferd blant våre ansatte.

Hvem gjelder de etiske retningslinjene for?

Retningslinjene gjelder for alle i BN Bank. Dette omfatter styremedlemmer, faste og midlertidige ansatte, innleide vikarer og konsulenter. I dette dokumentet benytter vi betegnelsen «ansatt», «oss» eller «vi» på alle disse.

Hva forventes av oss?

Alle ansatte i BN Bank skal  ha en atferd som oppfattes som tillitsvekkende, ærlig og redelig. Etterlevelse av  retningslinjene omfatter  både det vi gjør, og det vi ikke gjør. 

Det forventes at vi leser, forstår og etterlever bankens verdier og etiske retningslinjer. Vi er selv ansvarlig for å holde oss orientert om de retningslinjer som gjelder innenfor vårt arbeidsområde. 

Som ansatt i BN Bank skal vi ta reflekterte beslutninger i samsvar med bankens interesser. Hvis vi er i tvil, skal vi ikke unngå å ta stilling til saken, men i forkant rådføre oss med nærmeste leder eller andre relevante ressurspersoner.

Vi følger lover og regler og etterlever bankens beslutninger

Dette gjelder både eksterne lover, regler, avtaleverk, interne beslutninger og interne prosesser, rutiner/prosedyrer, fullmakter og avtaler

Hvis vi får kjennskap til brudd på lover og regler, eller at bankens interne retningslinjer ikke er tilfredsstillende, skal dette meldes/registreres i samsvar med bankens hendelses- og avviksrapportering

For ledere hviler det et særskilt ansvar for å holde seg oppdatert på lover, regler og beslutninger innenfor eget ansvarsområde, samt å legge til rette for at egne medarbeidere har mulighet til å holde seg oppdatert. Med rollen som leder følger det et ansvar for å ivareta egne medarbeidere dersom de melder ifra om brudd.

Vi oppfører oss skikkelig og gjør det rette – overfor alle

Vi skal ta beslutninger som er til det beste for kunden og samfunnet. Det betyr å opptre ryddig og etterrettelig overfor konkurrenter, myndigheter, eiere og samfunnet ellers.

Vi skal kommunisere åpent, ærlig og til riktig tid både internt og eksternt, uten at det går på bekostning av konfidensialitet, taushetsplikt eller våre andre forpliktelser.

Dette prinsippet gjelder også på arbeidsplassen. Når alle oppfører seg skikkelig og gjør det rette overfor alle, blir resultatet at BN Bank er et godt sted å jobbe. Vi har nulltoleranse for mobbing og trakassering, dette omfatter også seksuell trakassering, både i arbeidstiden, på reiser og arrangementer hvor vi deltar.

Slik tar vi vanskelige avgjørelser i hverdagen

Dersom du er i tvil om hva som er riktig beslutning, diskuter saken med din leder eller en kollega før saken avgjøres. Vi skal være en god sparringspartner for våre kolleger, ta oss tid til å lytte, diskutere og finne svar i fellesskap. 

Når det er vanskelig å finne det rette svaret på et dilemma i arbeidshverdagen, skal vi stille spørsmålene:

• Er det lovlig?
• Lar det seg begrunne?
• Er det i samsvar med verdiene våre?
• Er det riktig?
• Beholder vi vår troverdighet?
• Er det greit at beslutningen blir kjent overfor kolleger og leder, eller blir omtalt i media?

Kritikkverdige forhold

I BN Bank sier vi fra om feil, mangler og kritikkverdige forhold, og vi bruker de kanalene vi har for å varsle om det. Å ha en kultur for å varsle er viktig, slik får vi håndtert utfordringer og problemer på en riktig måte.

Eksempel på varslingsområder:

• Ukultur, korrupsjon og andre ulovligheter
• Økonomisk kriminalitet
• Uetisk eller skadelig aktivitet
• Brudd på Arbeidsmiljølovens vern mot usaklig oppsigelse og andre stillingsvern
• Brudd på andre etiske normer
• Mulig problem i forhold til overholdelse av bankens policyer eller etiske- og andre retningslinjer
• Feil eller mangler på arbeidsplassen og/eller brudd på HMS-regler (fare for liv og helse, skader og/eller sykdom pådratt i arbeidet, samt trakassering eller diskriminering som går på kjønn, seksuell legning eller alder)

Alle varslinger skal behandles med respekt og tas på alvor, og det er ikke akseptabelt med gjengjeldelse som følge av å si ifra eller varsle når dette er utført i god tro. Den det varsles mot skal også ha tilsvarende beskyttelse.

Vi skal alltid føle oss trygge ved varsling og skal beskyttes mot represalier/hevn eller lignende som følge av varslingen. Vi kan varsle anonymt og til en uavhengig part. I varslingssaker skal vi ha tilgang til personlig støtte og veiledning fra en uavhengig part. 

For mer informasjon, se bankens rutine for varsling.

Likeverd, likestilling og mangfold på arbeidsplassen

I BN Bank skal det være likestilling og vi ønsker et mangfold blant våre ansatte. Vi anerkjenner at alle mennesker er unike og har respekt for enkeltpersoners evner, egenskaper og syn. Likestilling og mangfold skal gjelde for alle sider av arbeidsforholdet. Vi har et felles ansvar for at arbeidsmiljøet oppleves som trygt for alle.

I BN Bank aksepteres ingen form for diskriminering eller trakassering. Med diskriminering menes forskjellsbehandling basert på kjønn, alder, etnisitet, kulturell bakgrunn, religion, sosial tilhørighet, funksjonshemming, seksuell orientering, sivilstatus eller politisk overbevisning. Med trakassering menes at noen over tid blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer.

I BN Bank skal belønning og anerkjennelse gis basert på våre leveranser, adferd og holdninger, og ikke hvem vi er.

Respekt for andres meninger

BN Bank ønsker engasjerte ansatte som sier sin mening, diskuterer og kommer med forbedringsforslag.

Vi skal ha takhøyde for ulike meninger, men når beslutningen er tatt, er vi lojale mot den. Vi legger til grunn gode intensjoner hos kolleger og ledelse, og hvis noe er uklart så spør vi. Vi verdsetter åpenhet og setter pris på ærlige tilbakemeldinger, derfor snakker vi heller med kollegaer, enn om dem.

En sikker arbeidsplass

BN Bank skal være et flott sted å jobbe. Alle ansatte skal ha et godt og helsefremmende arbeidsmiljø, fysisk, psykisk og sosialt.

Vi skal ha en rusfri arbeidsplass og ingen skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens de utfører arbeid for BN Bank. I sosiale sammenhenger, og under arrangementer der det er passende og akseptabelt, kan det serveres alkohol.

BN Bank ønsker å hjelpe ansatte som kan ha problemer med blant annet rus-, gjelds- og spillproblematikk. Har vi et problem med dette tar vi det opp med leder, leders leder eller bankens HR-avdeling. I BN Bank skal slike problemer behandles konfidensielt og tas på alvor.

Bruk av selskapets eiendeler

Ansatte har tilgang til å bruke BN Banks eiendeler for å utføre arbeidsoppgaver. Dette omfatter utstyr, systemer og lignende som eies av banken. Slike eiendeler skal brukes og tas vare på med ansvarlighet.

Det samme gjelder bruk av bankens leiligheter. Vi skal avstå fra å bruke bankens eiendeler på en måte som kan knyttes til ulovlig gambling, pornografi, rasisme eller andre formål som kan oppfattes støtende eller som er i strid med lover eller interne regler.

Beskytte BN Banks verdier og informasjon

Det meste av BN Banks økonomiske og forretningsmessige verdier er digitalisert og tilgjengelig som data på ulike måter og i ulike systemer, og disse skal beskyttes mot uvedkommende.

Vi skal være kjent med og følge regler og rutiner for informasjonssikkerhet som gjelder for vårt arbeid. Bankens regler for korrekt og sikker behandling av informasjon skal alltid følges. Sikkerhetskrav som er nedfelt i policy og rutiner skal følges. Eventuelle brudd på informasjonssikkerheten skal registreres i bankens hendelsesdatabase og meldes til nærmeste leder umiddelbart.

Vi verken distribuerer eller tar med oss verdier og informasjon utenfor banken uten et tjenstlig behov og bruker bankens verdier og informasjon kun til formålet de er tiltenkt.

Forretningsmessig adferd

Vi skal samhandle med en rekke interessenter, inkludert kunder, leverandører, andre forretningsforbindelser og myndigheter på en etisk og lovlig måte, og utvise integritet i alt vi gjør.

Vi skal bare uttale oss offentlig om forhold som vedrører BN Bank dersom vi er utpekt til å uttale oss på bankens vegne.

Vi skal generelt være bevisste i bruken av sosiale medier. Omgivelsene kan assosiere oss med BN Bank selv om vi er privat på sosiale medier. Vi skal ikke dele innhold som bryter med bankens retningslinjer og krav som regulerer bankens virksomhet. 

Kundebehandling

Hos oss skal alle kunder behandles med respekt og i tråd med god forretningsskikk og bransjenormer. For å bygge tillit og ivareta omdømmet skal vi etterleve våre kundeløfter; rask, forutsigbar, dyktig, hyggelig og personlig.

Vi gir kunden informasjon i samsvar med god forretningsskikk og bidrar aktivt til at kunden er kjent med konsekvensene av sine valg.

Vi må hele tiden vurdere vår habilitet og evne til en rettferdig og upartisk behandling av hver kunde. Våre motiv sett fra utsiden skal ikke kunne trekkes i tvil. Vår kundebehandling skal alltid skje med utgangspunkt i kundens behov og økonomiske situasjon, samt bankens retningslinjer, gjeldene lover og regler.

Personvern og taushetsplikt

BN Bank skal kjennetegnes som et selskap som tar personvern og taushetsplikt på alvor. Vi skal gjøre vårt ytterste slik at kunder, leverandører, ansatte og eiere kan stole på at vi ivaretar personvernet og taushetsplikten.

Personvern og taushetsplikt gjelder i alle sammenhenger, både på jobb og privat. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også internt overfor alle andre ansatte og samarbeidspartnere som informasjonen må anses uvedkommende for.

Vi deler aldri personopplysninger eller annen taushetsbelagt informasjon med mindre det er et rettmessig og tjenstlig behov for det. 

Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforhold til BN Bank er avsluttet.

Kundeklager skal tas på alvor

Eventuelle klager fra kunder skal tas på alvor og håndteres i samsvar med klagebehandlingsrutinene. Alle klager skal behandles konfidensielt. Som ansatt skal vi være kjent med og følge rutiner for behandling av kundeklager.

Åpenhet og etterrettelighet

Alt vi gjør skal tåle dagens lys. Det er viktig at vi kan redegjøre for hva vi har gjort, hvordan vi har vurdert og hvilke beslutninger vi har tatt. Dette skal kunne dokumenteres i samsvar med bankens retningslinjer.

Vi skal oppfordre våre kunder og andre samarbeidspartnere til åpenhet og gode styringsmodeller, herunder åpenhet rundt eierstrukturer, transaksjoner og dokumentasjon på etterlevelse.

Som ansatt i BN Bank er vi forbilder på det økonomiske området, det forplikter at vi har en ryddig økonomi og søker hjelp hos HR eller nærmeste leder hvis vi havner i en vanskelig situasjon.

Konfidensialitet

BN Bank er betrodd verdier og informasjon om våre kunder. For å kunne opprettholde denne tilliten skal sikkerhet og beskyttelse av kundenes verdier og informasjon komme i første rekke.

Vi lagrer og oppbevarer kundeopplysninger sikkert og forsvarlig både fysisk og digitalt. 

Interessekonflikter og habilitet

En interessekonflikt kan oppstå når BN Banks interesser og våre personlige interesser ikke er sammenfallende. Dette kan skyldes nære relasjoner, eller når vi som ansatt også er kunde i BN Bank.

Å inneha et verv i næringsdrivende foretak eller på frivillig basis i lag eller foreninger, kan også medføre interessekonflikt. Ansatte i banken må ha skriftlig aksept fra BN Bank for å ha styreverv i næringsdrivende foretak uten hensyn til om det mottas honorar for vervet. Det samme gjelder ved bistillinger og privat forretningsvirksomhet.

En interessekonflikt kan også oppstå mellom krav og forventninger fra myndigheter, kundenes behov og interesser samt bankens forretningsmessige mål og eiernes forventninger.

Vi skal søke å unngå interessekonflikter. Der dette ikke er mulig skal disse behandles i samsvar med bankens policy for behandling av interessekonflikter. Vi skal unngå situasjoner, profesjonelt og privat, hvor det kan stilles spørsmål ved vår uavhengighet, integritet eller lojalitet.

Som ansatt skal vi være særskilt varsomme og bevisste hvis egne eller våre nærmeste sine private interesser ikke stemmer overens med bankens eller kunders interesser. Ansatte kan ikke investere i selskaper som er kunder i banken, og som den ansatte har befatning med eller tilgang til informasjon om i sitt arbeide. Dette omfatter også indirekte investeringer.  Dette forbudet inkluderer den ansattes nærstående så fremt den ansatte er kjent med, eller burde ha vært kjent med, investeringen.

Vi tar opp aktuelle problemstillinger med leder hvis vi er usikre.

Vi framsnakker kolleger

Vi framsnakker arbeidsplassen vår og kollegene våre. Eventuell kritikk tar vi internt, direkte med den det gjelder, nærmeste leder eller leders leder.

Bærekraft

Alle ansatte skal være kjent med og bidra til å oppfylle bankens mål for bærekraft og samfunnsansvar.

Konkurranse

BN Bank behandler alle leverandører og konkurrenter ryddig, og konkurrerer rettferdig og i samsvar med konkurransebestemmelser.

Korrupsjon

BN Bank har nulltoleranse for korrupsjon. Vi skal ha anskaffelsesprosesser og kundeforhold som tåler dagens lys, og vi er åpne og tydelige om vår holdning til korrupsjon overfor kunder og samarbeidspartnere. 

BN Bank skal bygge gode relasjoner til kunder, leverandører, myndigheter og andre. Vi skal skape gode kundeopplevelser, uten å komme i konflikt med bankens etiske retningslinjer og policy for bekjempelse av korrupsjon og bestikkelser

Ingen ansatte skal under noen omstendighet benytte sin stilling til å oppnå personlige fordeler, eller opptre på en slik måte at det kan skade bankens omdømme. Vi skal behandle tilbud om gaver fra kunder eller leverandører i samsvar med fastsatte rutiner.

Innsideinformasjon

Som ansatt kan vi få innsyn i informasjon som ikke er offentlig tilgjengelig og som kan påvirke kursen til en aksje eller annet finansielt instrument mv. Slik informasjon kan være innsideinformasjon som skal behandles på en korrekt og lovlig måte.

BN Bank skal motvirke økonomisk kriminalitet, både i samfunnet og internt i banken, og vi har regler og rutiner for håndtering av innsideinformasjon. 

Rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon

BN Bank vektlegger dialog med ulike interessegrupper der åpenhet, forutsigbarhet og gjennomsiktighet settes i fokus. Fullstendig, nøyaktig og objektiv rapportering er avgjørende for å ivareta bankens troverdighet og omdømme. Rapportering skal finne sted til rett tid, til rette instanser og ha korrekt innhold.

Rapporteringen gjøres i henhold til lov- og myndighetskrav, anerkjente standarder og bankens retningslinjer for finansiell og ikke-finansiell rapportering.

Hvitvasking og terrorfinansiering

Hvitvasking av penger og terrorfinansiering og/eller lignende handlinger er et samfunnsproblem vi har ansvar for å motarbeide.  

Finansbransjen har et særskilt samfunnsansvar for å forebygge økonomisk kriminalitet. Vi har ansvar for at vår virksomhet ikke utnyttes til ulovlige forhold gjennom våre tjenester og produkter. Bekjempelse av økonomisk kriminalitet, som hvitvasking av penger tjent på kriminell virksomhet (AML) eller finansiering til terrorvirksomhet (CTF), er et krevende og viktig arbeid som er lovbestemt.

BN Bank har et omfattende rammeverk med retningslinjer som skal hindre at banken blir brukt til hvitvasking, skatteunndragelse eller terrorfinansiering. Rammeverket skal sørge for at vi ivaretar lovkrav i ulike prosesser gjennom retningslinjer, kundetiltak, elektronisk overvåking, sanksjonsregelverk og prosedyrer for internkontroll. Det er laget opplæringsplaner for samtlige ansatte og vi er kjent med konsekvensene dersom krav i henhold til hvitvaskingsloven ikke blir overholdt. I tillegg til å tilstrebe god etterlevelse av lovkrav, jobbes det kontinuerlig med å hindre at våre kunder blir utsatt for økonomisk kriminalitet.

BN Bank skal aktivt arbeide for å forhindre hvitvasking av penger og finansiering av terror. Alle ansatte skal:

• Være kjent med, og følge, reglene og rutinene for AML og CTF innenfor vårt område
• Kjenne våre kunder og kunne identifisere mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering
• Melde fra ved mistanke om hvitvasking eller terrorfinansiering i henhold til bankens rutiner 

For ansatte kan overtredelse av de etiske retningslinjene få konsekvenser for arbeidsforholdet, bl.a. i form av advarsel, oppsigelse eller avskjed.

Med bakgrunn i de etiske retningslinjene stilles det spesifikke krav til oss.

I BN Bank:

1. har vi taushetsplikt
2. skal vi ha ordnet privatøkonomi
3. skal vi under ingen omstendigheter benytte vår stilling til å oppnå personlige fordeler eller opptre på en slik måte at det kan skade bankens omdømme
4. skal vi arbeide aktivt for å oppnå et godt arbeidsmiljø med tillit og respekt for hverandre
5. skal vi kjenne til og følge bankens retningslinjer om informasjonssikkerhet
6. skal vi vise varsomhet i forhold til habilitet
7. kan ingen av oss drive privat forretningsvirksomhet eller delta i kommersielle styrer av noen art uten at banken er skriftlig underrettet og godkjenning foreligger
8. er det utarbeidet egne retningslinjer for varsling
9. er det administrerende direktør som har det overordnede ansvar for all kommunikasjon med media

Dette dokumentet har klassifiseringen offentlig. Dette innebærer at dokumentet kan deles utenfor banken og kan legges ut på www.bnbank.no